10 Συμβουλές για προσεκτική επικοινωνία

0

Πολλές ατυχίες και παρεξηγήσεις στο γραφείο προέρχονται από κακή επικοινωνία. Αυτό οδηγεί σε καταστροφή της αξίας καθώς εκτρέπει τις προσπάθειες του οργανισμού μακριά από καθήκοντα προστιθέμενης αξίας για να επικεντρωθεί στον περιορισμό και τη διόρθωση της κατάστασης.

Η επικοινωνία έχει να κάνει με τη μεταφορά πληροφοριών και τη διασφάλιση ότι οι άνθρωποι έχουν τις σωστές πληροφορίες για να λάβουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις. Είμαστε όλοι μεσίτες πληροφοριών. Η ευθύνη μας είναι να διασφαλίσουμε ότι λαμβάνουμε τις καλύτερες αποφάσεις με τις διαθέσιμες πληροφορίες και να είμαστε ανοιχτοί στο γεγονός ότι κάποιος μπορεί να έχει πληροφορίες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την απόφασή μας.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για προσεκτική επικοινωνία

  1. Αποφύγετε την “Απάντηση σε όλους”- Πολύ συχνά οι άνθρωποι πατούν το κουμπί “Απάντηση σε όλους”. Τις περισσότερες φορές δεν δικαιολογείται. Πριν χρησιμοποιήσετε το “Απάντηση σε όλους”, αναρωτηθείτε “ποιος πραγματικά χρειάζεται να συμπεριληφθεί;” και περιορίστε την απάντησή σας σε αυτά τα άτομα.
  2. Συμπεριλάβετε μόνο εκείνα που πρέπει να συμπεριληφθούν- Πολλές φορές αποστέλλονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν οποιονδήποτε και όλους, τα περισσότερα από τα οποία δεν έχουν καμία επιθυμία ή ανάγκη να συμπεριληφθούν. Να σέβεστε τον χρόνο των ανθρώπων και να τους συμπεριλάβετε μόνο σε email που απαιτούν την προσοχή τους. Ορισμένα email πρέπει να σταλούν ως πληροφορίες. Μια απλή τεχνική για βοήθεια θα ήταν, να συμπεριλάβετε μόνο εκείνα που αποτελούν μέρος της λήψης αποφάσεων ή απαιτείται να “δράσετε” στο “προς:” και όλα τα άλλα που περιλαμβάνονται για πληροφορίες να περιλαμβάνονται στο “cc:”.
  3. Παρακολουθήστε μια συνομιλία με ένα email επιβεβαίωσης – Αν θυμάστε ότι ορισμένες συζητήσεις είναι καλύτερα να παραμείνουν εκτός email, δεν υπάρχει τίποτα κακό με την αποστολή ενός επόμενου email για να διευκρινιστούν τα σημεία αφαίρεσης από μια συζήτηση. Κάτι σύμφωνα με το “Σύμφωνα με τη συνομιλία μας……”, θα δώσει την ευκαιρία σε άλλους να διευκρινίσουν εάν υπήρξαν παρερμηνείες ή κατανοήσεις πριν ξεκινήσουν τα πράγματα.
  4. Όποτε είναι δυνατόν αποφύγετε το email- Είναι πάντα καλύτερο να περπατάτε στην διπλανή καμπίνα ή να σηκώνετε το τηλέφωνο για να συζητήσετε μια κατάσταση αντί να στέλνετε ένα email. Το email είναι πολύ υπερβολικά χρησιμοποιημένη μέθοδος επικοινωνίας που μπορεί εύκολα να ξεφύγει από τον έλεγχο. Είναι εκπληκτικό πόσο απλά ένα email μπορεί να αφαιρεθεί από το πλαίσιο, είτε αυτό είναι? ακατάλληλη διατύπωση ή κεφαλαία. Μιλώντας απευθείας, έχετε τη δυνατότητα να ξεκαθαρίσετε ή να διαχέετε μια κατάσταση πριν χιονίσει.
  5. Κάντε μια σαφή διάκριση μεταξύ γεγονότος και γνώμης- Πολλές φορές η γνώμη μπορεί να παρερμηνευθεί ως γεγονός που μπορεί να προκαλέσει περισσότερη σύγχυση και να οδηγήσει σε δυσανάλογα προβλήματα. Μια γνώμη που υποστηρίζεται ή θεωρείται ότι παρουσιάζεται ως γεγονός θα κάνει τον αποδέκτη να γίνει αμυντικός και λιγότερο ανοιχτός στην επικοινωνία. Οι συζητήσεις παίρνουν τελείως διαφορετικούς τόνους όταν βασίζονται σε γεγονότα έναντι γνώμης. Μια συζήτηση που βασίζεται σε γεγονότα μπορεί να εκληφθεί ως συγκρουσιακή και ένας τόνος «έχω δίκιο έχεις άδικο». Αντίθετα, μια συζήτηση που βασίζεται σε απόψεις είναι υποκειμενική και βασίζεται σε μια συσσώρευση γεγονότων που διαχέεται ευκολότερα καθώς ο καθένας έχει δικαίωμα στη γνώμη του. Διαχωρίζοντας ξεκάθαρα γεγονότα και γνώμη ή αντικειμενικές και υποκειμενικές παρατηρήσεις, ο δέκτης είναι πιο πιθανό να είναι ανοιχτός στη συζήτηση και λιγότερο αμυντικός με αποτέλεσμα καλύτερη επικοινωνία.
  6. Όταν λαμβάνετε επικοινωνία πάντα ακούτε- Πριν απορρίψετε ή βιαστείτε να βγάλετε συμπεράσματα. Ακούστε ολόκληρο το μήνυμα και μην παρασυρθείτε στον τρόπο παράδοσης του μηνύματος. Εστιάστε στην κατανόηση του μηνύματος. Πριν υποθέσετε αρνητικά, ζητήστε ευγενικά διευκρίνιση και βοήθεια κατανόησης. Πολλές φορές το μήνυμα που ελήφθη δεν είναι αυτό που προοριζόταν να σταλεί.
  7. Αποφύγετε την επικοινωνία όταν είστε συναισθηματικοί– Συναισθήματα όπως: θυμός, απογοήτευση, πληγή, βλάπτουν την κρίση και μπορεί να οδηγήσουν στην αποστολή ενός μηνύματος που δεν έπρεπε να σταλεί. Σε αυτήν την κατάσταση, συντάξτε το μήνυμά σας και απομακρυνθείτε. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να καθαρίσετε το κεφάλι σας και να ανακτήσετε την ψυχραιμία σας. Είναι καλύτερα να απέχουμε παρά να μετανιώνουμε. Διατηρείτε πάντα ψυχραιμία όταν επικοινωνείτε, ειδικά όταν στέλνετε ένα email. Εάν στέλνετε ένα email για ένα ευαίσθητο θέμα που μπορεί να διεγείρει ή να έχει υποκινήσει μια συναισθηματική απόκριση, περιμένετε πάντα μέχρι να ανακτήσετε την ψυχραιμία και την αντικειμενικότητά σας πριν πατήσετε αποστολή. Μόλις σταλεί, είναι εκεί έξω με λίγες πιθανότητες να το πάρει πίσω. Παρόλο που πολλά προγράμματα email έχουν λειτουργία ανάκλησης, η αξιοπιστία είναι πολύ χαμηλή.
  8. Θυμηθείτε ορισμένα θέματα είναι καλύτερα να παραμείνουν εκτός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου- Αν και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την παρακολούθηση των συνομιλιών, κάποιο περιεχόμενο είναι καλύτερο να αφεθεί εκτός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Καθώς τα email εύκολα παρερμηνεύονται, πρέπει να είστε προσεκτικοί. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο δικαστικής ανακάλυψης. Πολλές αντιδικίες έχουν κερδίσει λόγω παρερμηνευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πριν στείλετε ένα email, αναρωτηθείτε εάν αυτό είναι κάτι που δεν πρέπει να είναι ανοιχτό για ανακάλυψη.
  9. Κανόνας KISS- Κρατήστε το σύντομο και απλό. Να βεβαιώνεστε πάντα ότι οι επικοινωνίες σας είναι άμεσες και εύστοχες. Η διαύγεια είναι η καλύτερη θεραπεία για την κακή επικοινωνία.
  10. Το πιο σημαντικό είναι να επιδεικνύετε ΠΑΝΤΑ Ταπεινοφροσύνη. Να θυμάστε πάντα ότι η επικοινωνία είναι μια ανταλλαγή πληροφοριών. Όταν συναλλάσσεστε με άλλους ανθρώπους, να θυμάστε ότι είμαστε όλοι μεσίτες πληροφοριών και κάποιοι έχουμε πληροφορίες που άλλοι δεν έχουν. Κατανοώντας ότι εμείς ή κάποιος άλλος μπορεί να μην έχουμε όλες τις πληροφορίες για να λάβουμε μια τεκμηριωμένη απόφαση, μπορούμε καλύτερα να είμαστε ανοιχτοί στην ανταλλαγή πληροφοριών. Αυτό θα οδηγήσει σε καλύτερες επικοινωνίες και καλύτερη λήψη αποφάσεων.