Εθιμοτυπία επαγγελματικής επικοινωνίας 101

0

Πολλά γραφεία υιοθέτησαν ένα «business casual» ένδυμα στο χώρο εργασίας τη δεκαετία του 1990. Αυτό σήμαινε μια πιο χαλαρή ενδυμασία – όχι άλλα κοστούμια, γραβάτες, εσωρούχων και ούτω καθεξής. Δυστυχώς, πολλοί επιχειρηματίες έχουν επίσης υιοθετήσει μια επιχειρηματική περιστασιακή στάση στις επιχειρηματικές τους επικοινωνίες.

Ο καθένας θα μπορούσε να επωφεληθεί από ένα μάθημα (ή δύο!) στο “netiquette” – ή πώς να επικοινωνεί επαγγελματικά σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως e-mail, προγράμματα άμεσων μηνυμάτων, μηνύματα κειμένου και ούτω καθεξής.

Η τεχνολογία έχει κάνει την επικοινωνία ένα πολύ διαφορετικό μέσο από ό,τι ήταν μόλις πριν από πέντε χρόνια. Είμαστε όλοι τόσο απασχολημένοι που παραλείπουμε γρήγορα μηνύματα, μερικές φορές ξεχνάμε τελείως να χρησιμοποιήσουμε τη σωστή γραμματική, σημεία στίξης και ορθογραφία. Αν και αυτό είναι αποδεκτό για φίλους, δεν είναι αποδεκτό σε επαγγελματικό περιβάλλον.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συχνά η πρώτη επικοινωνία που έχει κάποιος με έναν πιθανό πελάτη ή επιχειρηματικό συνεργάτη. Είναι ακόμα πολύ αλήθεια ότι οι πρώτες εντυπώσεις είναι οι πιο σημαντικές. Εάν είχατε μια συνάντηση με κάποιον του οποίου τα ρούχα ήταν βρώμικα και σκισμένα, είχε ακατάστατα μαλλιά και σας έδινα ανακριβείς πληροφορίες για το προϊόν, πιθανότατα δεν θα καταλήξατε να συναλλάσσεστε μαζί του. Ωστόσο, κάθε μέρα, αυτή η ίδια «απεριποίηση» εμφανίζεται στις επιχειρηματικές επικοινωνίες.

Πάρτε αυτό το παράδειγμα: “Ανάλογα με το αίτημά σας, στέλνω τις τρέχουσες πληροφορίες μας. IMHO, έχουμε τα καλύτερα προϊόντα στο mkt.” Γεε, θα ήθελα πολύ να συνεργαστώ με αυτό το άτομο, έτσι δεν είναι – και πουλάνε φρούτα και λαχανικά ή μήπως έγραψαν λάθος το προϊόν;

Η ορθογραφία, η στίξη και η γραμματική μετράνε. Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τη δυνατότητα να ελέγχουν αυτά τα στοιχεία. Οι μικρές σιχαμένες υπογραμμίσεις δεν είναι εκεί για πλάκα! Επισημαίνουν ένα λάθος. Μην τους αγνοείτε. Επίσης, μην βιάζεστε τόσο πολύ να στείλετε το μήνυμά σας ώστε να μην το ξαναδιαβάσετε γρήγορα. (Μην με κάνετε να ξεκινήσω με άτομα που στέλνουν μηνύματα κειμένου ενώ οδηγούν!) Μόλις πατήσετε “αποστολή”, δεν υπάρχει τρόπος να διορθώσετε το μήνυμά σας, οπότε αφιερώστε χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά αυτό που θέλετε να πείτε πριν το στείλετε.

Ενώ μπορεί να νομίζετε ότι είστε αστείοι, να θυμάστε ότι δεν υπάρχει απολύτως κανένας τρόπος για τον παραλήπτη να γνωρίζει τον “τόνο” που είχατε σκοπό για το μήνυμά σας. Μπορεί να νομίζεις ότι είσαι σύντομος και λακωνικός, ενώ εκείνοι θα νομίζουν ότι είσαι απότομος και αγενής. Φυσικά, πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν πλέον «emoticon» για να προσπαθήσουν να μεταδώσουν συναισθήματα. Η αποστολή ενός χαμόγελου ή ενός προσώπου που κλείνει το μάτι είναι εντάξει όταν ο παραλήπτης είναι φίλος σας. Ωστόσο, δεν είναι εντάξει όταν επικοινωνείτε με έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο. Σε τελική ανάλυση, δεν θα στέλνατε ένα χειρόγραφο σημείωμα σε έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο με όλες τις “κουκκίδες” στο “i” σας ως χαμογελαστά πρόσωπα ή καρδιές, έτσι δεν είναι;

Το μόνο χειρότερο πράγμα από τα emoticons είναι η “ιντερνετική αργκό” – δηλαδή η συντομογραφία πολλών λέξεων. Ενώ σχεδόν όλοι γνωρίζουν τι σημαίνει “FYI”, τι γίνεται με το AFAIK και το NOOB; Ακριβώς όπως δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε αρκτικόλεξο εκτός και αν είστε απολύτως βέβαιοι ότι ο παραλήπτης γνωρίζει τι εννοείτε, μην χρησιμοποιείτε και την αργκό του Διαδικτύου.

Όταν ήμασταν μικροί επικοινωνούσαμε με τους φίλους μας, γράφαμε: “Πώς είσαι; Είμαι καλά”. Όλοι έχουμε ξεχάσει αυτή τη βασική ευγένεια. Αν και δεν θέλουμε να είμαστε τόσο απλοί, είναι πολύ καλύτερο να πούμε: “Ήταν μια χαρά που σας γνώρισα χθες. Μου άρεσε που έμαθα για την επιχείρησή σας και όπως ζητήσατε, σας στέλνω τις τρέχουσες πληροφορίες του προϊόντος μας. Θα θα επικοινωνήσω μαζί σας σε λίγες μέρες για να απαντήσουμε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχετε.” Δυστυχώς, στον γρήγορο επιχειρηματικό μας κόσμο, η πιο τυπική επικοινωνία είναι η εξής: “Αυτές είναι οι πληροφορίες. Καλέστε με αν έχετε ερωτήσεις.” Ενώ και οι δύο λένε ουσιαστικά το ίδιο πράγμα, με ποιον θα προτιμούσατε να συνεργαστείτε – ειδικά αν αυτή ήταν η πρώτη επικοινωνία που είχατε με το άτομο σχετικά με την εταιρεία και το προϊόν του;

Όταν θέλετε πραγματικά να εντυπωσιάσετε κάποιον, ο καλύτερος τρόπος είναι να αφιερώσετε χρόνο για να του γράψετε ένα πραγματικό σημείωμα ή ένα γράμμα που βάλατε σε ένα φάκελο, βάλετε μια σφραγίδα και ταχυδρομήστε, αντί να στείλετε ένα γρήγορο e-mail. Δεν πειράζει ότι η γραφική σας τέχνη μπορεί να μην είναι τέλεια. Αυτό που είναι σημαντικό είναι ότι αφιερώσατε πραγματικά χρόνο για να τους στείλετε μια εξατομικευμένη επικοινωνία. Σε όλους μας άρεσε να παίρνουμε κάρτες και γράμματα όταν ήμασταν μικροί και πιστεύω ότι το ίδιο ισχύει και σήμερα. Πέρα από οτιδήποτε άλλο, μια προσωπική επικοινωνία σας ξεχωρίζει από όλους τους άλλους που απλώς στέλνουν e-mail και γρήγορα μηνύματα κειμένου!

Ανεξάρτητα από τη μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε, να θυμάστε ότι όταν αφιερώνετε χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστή, δείχνετε ένα συγκεκριμένο επίπεδο σεβασμού για τον παραλήπτη σας. Πόσο σημαντικά είναι για εσάς – και την επιχείρησή σας;

FYI – AFAIK σημαίνει “από όσο ξέρω” και NOOB σημαίνει “κάποιος που είναι νέος.”